Abilene Christian University verlagert Gesundheits- und Beratungsdienste für Studenten mit Inuvika in die Cloud

Christliche Universität Abilene (ACU) ist eine privat akkreditierte Hochschuleinrichtung im Südwesten der Vereinigten Staaten. Die 1906 gegründete und drei Stunden westlich von Dallas in Abeline, Texas, gelegene ACU bietet 160 Studiengänge für Studierende und 39 Studiengänge für Graduierte an. Die ACU hat 270 Vollzeit-Dozenten, die mehr als 3400 Studenten und 1800 Absolventen betreuen.

Wie die meisten Universitäten bietet auch die ACU ihren Studierenden wichtige Unterstützungsdienste. Die medizinische und beratende Abteilung der ACU bietet wichtige physische und psychische Gesundheitsdienste und arbeitet ähnlich wie herkömmliche Kliniken. Die Mitarbeiter der Abteilung für Gesundheit und Beratung verwenden ein spezielles elektronisches medizinisches Aufzeichnungssystem (Electronic Medical Records, EMR), um die Gesundheitsdaten der Studenten, die Terminplanung und die Rechnungsstellung zu verwalten. Die Client-Server-Anwendung wird vor Ort auf einer Microsoft Windows Server-Umgebung gehostet und erfordert einen PC mit Windows 10 oder höher, um über einen nativen Windows-Client auf das System zuzugreifen.

Als die Abteilung ihre Windows-Desktops auf Apple macOS-Geräte umstellte, musste eine Lösung gefunden werden, um das Fehlen eines nativen Mac-Clients für das EMR-System zu beheben.

Alex Ferguson ist der Windows-Server-Administrator der ACU und für viele der IT-Systeme der Universität zuständig.

Alex und das Team beschlossen schon früh, das EMR auf VMware Horizon zu migrieren, was den Mitarbeitern der Abteilung den Zugriff auf das EMR auf Nicht-Windows-Geräten über einen virtuellen Windows-Desktop ermöglichen würde, der dem Benutzer zur Verfügung gestellt wird.

Die Entscheidung war jedoch nicht unproblematisch:

"Die neue Bereitstellungsmethode führte zu regelmäßigen Instabilitäten im System. Die Berater der Abteilung berichteten von durchschnittlich drei bis vier Anwendungsabstürzen pro Tag."

Die Instabilität war ein großes Problem für das Team. Das Beratungsteam nimmt durchschnittlich 45 Termine pro Tag wahr. Wenn die Anwendung abstürzt, kommt es zu Verzögerungen beim Zugriff auf oder der Verwaltung von Patienteninformationen. Das Problem wird noch verschärft, wenn die in das System eingegebenen Daten verloren gehen. In diesem Fall müssten die Mitarbeiter die Daten erneut eingeben, was zu weiteren Verzögerungen und Rückständen führt.

Etwa zur gleichen Zeit arbeitete ACU mit einem Inuvika-Vertriebspartner an einem nicht verwandten Projekt. Als der Horizon-Supportplan von ACU zur Erneuerung anstand, stellte der Inuvika-Partner Alex OVD Enterprise vor und empfahl ein Proof of Concept, um die Anwendungslast der Abteilung zu testen.

Die Ergebnisse waren sehr positiv, so dass das Team beschloss, zur vollen Produktion überzugehen.

Die Stabilitätsprobleme wurden behoben. Mitarbeiter, die zuvor regelmäßige Ausfallzeiten aufgrund von Abstürzen erlebt hatten, konnten nun ihre Schichten ohne einen einzigen Ausfall durcharbeiten:

"Alles hat funktioniert! Die Apps laufen zuverlässig, und es ist ein nahtloses Erlebnis für unsere Nutzer."

Wenn eine Verbindung unterbrochen wird, behält OVD alle aktiven Sitzungen bei. Wenn der Benutzer die Verbindung wiederherstellt, arbeitet er einfach dort weiter, wo er aufgehört hat, so dass die Arbeit nie verloren geht.

Die Mitarbeiter greifen nun über den Enterprise Desktop Client von Inuvika für macOS im App-Modus auf die EMR zu. Der App-Modus integriert die von OVD bereitgestellten Anwendungen nahtlos in den lokalen Desktop des Benutzers. Die Apps sehen so aus und verhalten sich so, als wären sie lokal auf dem Mac-Desktop installiert und werden durch einen einfachen Klick auf das Anwendungssymbol gestartet.

Das IT-Team zog neben OVD Enterprise auch andere Optionen in Betracht, vor allem Azure Virtual Desktops. Eine Kombination von Faktoren sprach jedoch für OVD Enterprise, darunter die niedrigeren Gesamtbetriebskosten. Azure Virtual Desktops kostete am Ende deutlich mehr pro Benutzer als ursprünglich geschätzt, während die bestehende Horizon-Umgebung im Vergleich zu Inuvika bereits 50% mehr pro Benutzer kostete.

Der Umgang mit hochsensiblen Informationen wie den Gesundheitsdaten von Studenten führt zu einer stärkeren Betonung der Notwendigkeit von Sicherheit und Datenschutz. Zusätzlich zu den verschlüsselten Fernverbindungen, die von der ESG verwaltet werden, sichert OVD die EMR-Anwendung und die zugehörigen Daten im privaten Cloud-Rechenzentrum der ACU. Es befinden sich keine Patientendaten auf physischen Geräten, und das IT-Team kann sorgfältig kontrollieren, wie die Daten verwaltet werden. Durch die Einschränkung des Herunterladens, Druckens oder Kopierens von Informationen wird beispielsweise die Möglichkeit von Datenverlusten und Diebstahl ausgeschlossen.

Schließlich unterstützte Inuvika den gesamten Prozess vom POC bis zur endgültigen Produktion mit zuverlässigem Pre- und Post-Sales-Support. Das Pre-Sales-Team von Inuvika bewertete sorgfältig die Integrationsanforderungen und identifizierte die kritischen Faktoren, die letztendlich zum Erfolg führen. Da OVD Enterprise so konzipiert ist, dass es mit den heutigen führenden IT-Standards für Unternehmen zusammenarbeitet, war die Integration mit dem bestehenden Hypervisor, Active Directory und Backend von ACU problemlos möglich.