L'Université chrétienne d'Abilene fait passer ses services de santé et de conseil aux étudiants dans le nuage grâce à Inuvika

Université chrétienne d'Abilene (ACU) est un établissement d'enseignement supérieur privé accrédité situé dans le sud-ouest des États-Unis. Fondée en 1906 et située à trois heures à l'ouest de Dallas, à Abeline, au Texas, l'ACU propose 160 programmes d'études de premier cycle et 39 programmes d'études supérieures. L'ACU compte 270 enseignants à temps plein au service de plus de 3 400 étudiants de premier cycle et 1 800 étudiants de deuxième cycle.

Comme la plupart des universités, l'ACU fournit d'importants services de soutien aux étudiants. Le département médical et d'orientation de l'ACU fournit des services de santé physique et mentale essentiels et fonctionne de la même manière que les cliniques de santé conventionnelles. Le personnel de santé et de conseil du département utilise un système spécialisé de dossiers médicaux électroniques (DME) pour gérer les dossiers médicaux des étudiants, la prise de rendez-vous et la facturation. L'application client-serveur est hébergée sur place dans un environnement Microsoft Windows Server et nécessite un PC Windows 10 ou ultérieur pour accéder au système à l'aide d'un client natif Windows.

Lorsque le département a migré ses ordinateurs de bureau Windows vers des appareils Apple macOS, il a dû trouver une solution pour pallier l'absence de client natif pour Mac dans le DME.

Alex Ferguson est l'administrateur du serveur Windows de l'ACU et est responsable de nombreux systèmes informatiques de l'université.

Alex et l'équipe ont décidé très tôt de migrer le DME vers VMware Horizon, ce qui permettrait au personnel du département d'accéder au DME sur des appareils non Windows en utilisant un bureau virtuel Windows fourni à l'utilisateur.

Toutefois, cette décision n'a pas été sans poser de problèmes :

"La nouvelle méthode de livraison a introduit des instabilités périodiques dans le système. Le personnel de conseil du département a signalé une moyenne de trois à quatre pannes d'application par jour".

L'instabilité représentait un problème important pour l'équipe. L'équipe de conseillers prend en moyenne 45 rendez-vous par jour. Lorsque l'application tombe en panne, cela entraîne des retards dans l'accès ou la gestion des informations relatives aux patients. Le problème s'aggrave encore si les données saisies dans le système sont perdues. Dans ce cas, le personnel doit saisir à nouveau les données, ce qui crée des retards et des arriérés supplémentaires.

À peu près à la même époque, ACU travaillait avec un partenaire revendeur d'Inuvika sur un projet sans rapport. Lorsque le plan d'assistance Horizon de l'ACU a été renouvelé, le partenaire d'Inuvika a présenté OVD Enterprise à Alex et lui a recommandé une démonstration de faisabilité pour tester la charge de travail de l'application du département.

Les résultats ayant été très positifs, l'équipe a décidé de passer à la production complète.

Les problèmes de stabilité ont été résolus. Le personnel qui avait auparavant connu des temps d'arrêt réguliers dus à des pannes a désormais pu travailler pendant toute la durée de son travail sans la moindre interruption :

"Tout a fonctionné ! Les applications fonctionnent de manière fiable et c'est une expérience transparente pour nos utilisateurs".

En cas de perte de connexion, OVD conserve toutes les sessions actives. Lorsque l'utilisateur se reconnecte, il reprend simplement son travail là où il l'avait laissé, de sorte que le travail n'est jamais perdu.

Le personnel accède désormais au DME en utilisant l'Enterprise Desktop Client d'Inuvika pour macOS en mode App. Le mode App intègre de manière transparente les applications fournies par OVD dans le bureau local de l'utilisateur. Les applications se présentent et se comportent comme si elles étaient installées localement sur le bureau du Mac et se lancent en cliquant simplement sur l'icône de l'application.

L'équipe informatique a envisagé d'autres options en plus d'OVD Enterprise, notamment Azure Virtual Desktops. Cependant, une combinaison de facteurs a favorisé OVD Enterprise, notamment un coût global de possession plus faible. Les bureaux virtuels Azure ont fini par coûter beaucoup plus cher par utilisateur que prévu initialement, alors que leur environnement Horizon existant coûtait déjà 50% de plus par utilisateur par rapport à Inuvika.

Le traitement d'informations très sensibles telles que les dossiers médicaux des étudiants met davantage l'accent sur le besoin de sécurité et de confidentialité. Outre les connexions à distance cryptées gérées par l'ESG, OVD sécurise l'application DME et les données qui l'accompagnent dans le centre de données privé de l'ACU. Aucune information sur les patients ne réside jamais sur des appareils physiques, et l'équipe informatique peut contrôler soigneusement la manière dont les données sont gérées. Par exemple, en limitant le téléchargement, l'impression ou le copier-coller d'informations, on élimine les risques de fuite et de vol de données.

Enfin, Inuvika a soutenu l'ensemble du processus, du POC à la production finale, grâce à un support avant et après-vente fiable. L'équipe d'avant-vente d'Inuvika a soigneusement évalué les exigences d'intégration et identifié les facteurs critiques qui sont à l'origine du succès. OVD Enterprise étant conçu pour fonctionner avec les principaux standards informatiques d'entreprise actuels, l'intégration avec l'hyperviseur, l'Active Directory et le back-end existants d'ACU s'est faite sans difficulté.